Quels sont les critères d'une bonne communication écrite,orale?

La communication est le processus de transmission d'informations. Ce terme provient du latin « communicare » qui signifie « mettre en commun ». La communication peut donc être considérée comme un processus interactif de construction du sens qui intègre une dimension relationnelle ceci à travers un schéma cohérent.
Ainsi, réfléchir sur : « Quels sont les critères d'une bonne communication écrite, orale? » pose la problématique de la complexité du terme de par les différents critères qui la composent.
Notre étude s’articulera autour de deux points d’une part définir la notion de communication et d’autre part donner les critères d’une bonne communication orale ou écrite.



1) Définition de la communication.

La notion même de communication est très complexe car on ne peut pas parler de communication sans parler d’information alors c’est quoi l’information, c’est quoi la communication ?
-L’information
L'information désigne à la fois le message à communiquer et les symboles utilisés pour l'écrire ; elle utilise un code de signes porteurs de sens tels qu'un alphabet de lettres, une base de chiffres, des idéogrammes ou pictogrammes. Au sens étymologique, l'information est ce qui donne une forme à l'esprit2. Elle vient du verbe Latin informare, qui signifie « donner forme à » ou « se former une idée de ».
-La communication
La communication est le processus dynamique de transmission et de mise en commun d’informations, processus par lequel deux ou plusieurs personnes échangent des messages, souvent dans un but déterminé. Ce but peut être simplement d’exprimer des émotions ou bien de susciter de la part de l’autre une action ou un comportement spécifique.
En somme, cette notion communication fait intervenir les termes de message, d’émetteur, de récepteur, de canal (médium) à l’instar d’une métonymie ( contenant contenu) en d’autres termes fait penser à ces notions de signifiant (forme) et de signifié (sens). Pour une bonne communication il y a un processus ce que nous allons découvrir au au deuxième point.



2) Les critères d'une bonne communication écrite, orale
La communication dont le but est de répondre à l’un des objectifs suivants :
-faire passer une information, une connaissance ou une émotion
-créer une norme commune pour se comprendre
- créer une relation pour dialoguer fréquemment, ou relancer le dialogue.
-obtenir une influence pour inciter l’autre à agir selon sa volonté
-donner son identité, sa personnalité au tiers, pour être connu.
Ce but ne peut être atteint qu’en passant par les composantes relationnelles, le schéma et vocabulaire d'une situation de communication, l’identification des composantes formelles, l’analyse des messages reçus
2.1) Les composantes relationnelles d'une communication
L’analyse d’une situation de communication nécessite : la connaissance des composantes formelles et relationnelles caractérisant la personnalité des individus et sa position sociale tout ceci intervient au plan communicationnel et l’on peut citer

-La motivation : facteur psychologique incitant ou non l'individu à communiquer.
-Le système de référence fait allusion au sens que l’individu donne aux informations qu’il reçoit plusieurs éléments peuvent influer : l'âge, l'éducation, le métier, l'histoire personnelle, la situation familiale…
-Le groupe d'appartenance : famille, classe, catégorie sociale, association…Le groupe d'appartenance détermine :
-Le statut, c'est-à-dire la position sociale de chacun (père, élève, professeur, capitaine…)
-Le rôle, c'est-à-dire la conduite attendue (autorité, tendresse, impartialité, instruction…)
-Le langage : selon, les situations de communication, on distingue plusieurs registres de langage (familier, soutenu, courant…)

2.2) Les composantes de la communication

Ces composantes sont de divers ordres et peuvent être récapitulés en schéma :

- L’émetteur : c’est celui qui envoie le message, qui écrit, qui parle, qui envoie l’info... Ce peut être une entreprise.

-Le récepteur : c’est celui qui reçoit le message, qui le lit, qui l’entend... Ce peut être un client ou client potentiel (la cible).

-Le message : c’est l’information transmise selon une certaine forme, ce qui est écrit, ce qui est dit,...

-Le référent : c’est le sujet du message, ce dont on parle
- Le canal ou média : c’est le support du message entre l’émetteur et le récepteur. Le sens premier du terme - media, pluriel du mot latin medium signifie “intermédiaire” : radio, télé, presse, affiche, web...
-Le code : le message est codé par l’émetteur et décodé par le récepteur. Il faut connaître le code pour comprendre le message. Si l’émetteur parle anglais il faut que le récepteur comprenne l’anglais.
-Le bruit : c’est tout ce qui perturbe la communication : les parasites dans une communication radio, le bruit de la rue pendant une conversation, une mauvaise qualité de papier ou d’impression qui ne permet pas de bien lire un texte...
-Le feedback : c’est la possibilité du récepteur de répondre à l’émetteur.
Il n’est plus passif mais devient actif, le récepteur devient à son tour émetteur : répondre au téléphone, entamer un dialogue, renvoyer un coupon réponse, remplir un formulaire sur un site web. Certaines communications ne permettent pas le feedback. Le récepteur reste passif. L’absence de feedback peut parfois entraîner la fin de la communication.
-Le contexte : c’est l’environnement dans lequel a lieu la communication : le lieu, le moment, les rapports sociaux, l’actualité,...
NB pour voir l'image cf
http://jpdubs.hautetfort.com/media/01/01/1029407519.jpg

Pour avoir une communication efficace, il est important de toujours analyser la situation étudiée. Il faut pour cela utiliser un questionnement simple :
- Qui est à l'origine du message ? Connaître l'émetteur
- A qui est destiné le message ? Connaître le récepteur
- Quelle information est transmise ? Connaître le message
- Par quelle voie est transmise l'information ? Connaître le canal
- Quel moyen d'expression est utilisé ? Connaître le code

C'est la méthode dite QQOQC. Cette analyse crée un climat de confiance et permet le bon déroulement du processus communicationnel.

2.3) Analyse des messages
2.3-1 )Les caractéristiques d’une communication écrite
La communication écrite se distingue des autres modes de communication, notamment oral, par les éléments suivants :
- Elle suppose toujours l’emploi d’un support où le message est formulé. Conséquence : un écrit est moins performant si l’on souhaite une réponse immédiate (mais les nouvelles technologies de l’information permettent de réduire cet inconvénient comme dans le cas de la messagerie électronique)
- L’émetteur ne peut contrôler le degré de compréhension du message. Conséquences :
- il conserve les informations qu’il contient et l’on peut l’utiliser plusieurs fois (relire une recette de cuisine, réviser ses leçons…)
- il est souvent employé après une communication orale pour des raisons de sécurité (on confirme une commande faite par téléphone par un bon de commande écrit)
- il est utilisé comme moyen de preuve dans le domaine juridique
- le contenu du message écrit doit donc être particulièrement soigné afin d’éviter tout litige ou interprétation
- l’émetteur ne maîtrise pas la destination de son message qui peut être intercepté et vu par des personnes auxquelles il n’est pas destiné. Conséquence : l’émetteur doit contrôler le message avant sa diffusion (relecture de la lettre avant signature, accord signé du responsable de l’entreprise avant le lancement d’une publicité réalisée par une agence…).

Ce type de communicationpeut de distinguer des éléments visuels et des éléments rédactionnels.
*Elements visuels :
Présents dans de nombreux messages (articles de presse, publicité, cours du professeur…), les éléments visuels peuvent prendre des formes différentes : dessins, photos, flèches, graphiques, tableau… Ils peuvent avoir des rôles différents dans le message, par exemple :
-Illustrer le texte (photos accompagnant une recette de cuisine, mode d’emploi d’un appareil)
-Faciliter la compréhension (schéma tel que l’organigramme)
-Créer un impact (une photo d’enfant mal nourri crée une émotion plus importante qu’un texte)
-Pallier les difficultés de lecture (personnes étrangères, illettrés) le texte rédigé et le visuel véhiculent le même message (ex. consignes de sécurité)
- Donner une image représentative (losange de Renault, chevrons de Citroën…)
-Avoir une signification propre, comprise par tous les destinataires (sigles du code de la route)
*Les éléments rédactionnels
Lorsqu’ils accompagnent une image, les éléments verbaux peuvent compléter le message visuel (commentaires, slogan…).
Par nature, certains éléments ne comportent que des composantes textuelles structurées, par exemple, une lettre, un menu de cantine…
Dans tous les cas, pour être bien perçu, le message doit être adapté au public qu’il vise :

- Le ton employé doit être adapté aux circonstances (sérieux, ferme, humoristique, enthousiaste…)
-Le vocabulaire doit être choisi en fonction des destinataires du message (par exemple, technique si l’on s’adresse à des professionnels)
- Le niveau du langage doit être adapté (soutenu si l’on s’adresse à une personnalité, familier entre amis)

2.3-2)La Communication orale
Caractéristiques :
Il existe plusieurs situations de communication orale que l'on peut classer selon plusieurs critères : communication directe/médiatisée, communication en face à face, face à un public … Chaque type possède ses propres caractéristiques, mais certains principes sont identiques pour tous.
- L'émission et la réception du message se font de façon simultanée,
- L'oral véhicule une forte dimension affective,
- Le paralangage revêt un caractère important. - Convaincre
- Informer
- Se renseigner
- Expliquer …
Quoi ? - La classe
- Un client
- Un employeur
- des collègues…
Où ? - Sur le territoire du récepteur ou celui de l'émetteur ? - Voir heure, journée
- Au moment d'une crise (grève…)
Comment ? - Type de supports
- Ton à adopter (grave, humoristique…)

Mais la préparation concerne également le récepteur :
- Pour retenir le message transmis (papier, crayon, parfois magnétophone)
- Pour détenir un message complet (liste préalable de questions par exemple)

AVOIR UN COMPORTEMENT ADAPTE DURANT LA COMMUNICATION :
Pour l'émetteur :
- Renforcer le verbal par le paralangage
- Adapter le ton, le débit, l'articulation,
- Veiller à ce que l'auditoire comprenne et écoute le message délivré,
- Utiliser des techniques de relance de l'intérêt (anecdotes, questionnement, citations …)
- Mettre en évidence les idées essentielles du message.
Pour le récepteur :
- Prendre des notes,
- Pratiquer l'écoute active, c'est-à-dire ne pas se contenter d'entendre la personne qui parle, mais adopter une attitude qui permette réellement de comprendre son message :
- Se concentrer sur le discours, ne pas rêver,
- Accueillir le message sans jugement,
- Avoir une attitude physique (gestes, regard…) montrant son attention au discours…
- Pratiquer la reformulation. Une bonne reformulation commence souvent par :
- "Si je vous ai bien compris,…"
- "Vous voulez dire que …"
- "Il vous semble que…"
- Demander des précisions, questionner. Entre :
- Ce que je pense,
- Ce que je veux dire,
- Ce que je crois dire,
- Ce que je dis,
- Ce que vous voulez entendre,
- Ce que vous entendez,
- Ce que vous croyez comprendre,
- Ce que vous voulez comprendre,
- Ce que vous comprenez,
En somme,la communication n'est rien d'autre que cette capacité à réguler tous ces éléments précités : émetteur, message, récepteur ...et en créer une harmonie pour une compréhension adéquate et efficace de part et d'autre.

Cette même notion de communication s'est élargie au sein des entreprises d'où la communication d'entreprise qui est de deux ordres : la communication interne et celle externe. La communication interne renferme ces éléménts :note de service, note d’information, note de synthèse, consignes, règlement intérieur, réunion, journal d’entreprise, livret d’accueil. La communication externe regroupe : courrier, messagerie, électronique, télex, télécopie, recherche, d’informations, sur le Web.


En conclusion l'on peut dire Savoir communiquer, c’est savoir vivre avec les autres. Une bonne communication vous permet d’utiliser pleinement toutes vos autres compétences. En effet, votre capacité à motiver, à déléguer, à organiser, à résoudre les problèmes et à obtenir des informations dépend de votre facilité à communiquer avec les autres. Une mauvaise communication entraîne de mauvaises performances.

Sources

http://www.cterrier.com/cours/communication/90_communication_ecrite.pdf
lavoix.eb2a.com/la%20communication/Les_Conditions_pour_une_bonn..
www.unifr.ch/f-mentoring/assets/files/.../article_salmi_2001.pdf
http://www.ebad.ucad.sn/fadis/cours/314-B2/Chap1_intro.pdf
http://www.maieusthesie.com/chemin_decouverte_communication/comm_2suite2.htm
http://www.ebad.ucad.sn/fadis/cours/314-B2/Chap1_intro.pdf
http://www.ecoparlementdesjeunes.info/Documents/Fiches/Fiches-activites/25-la-communication.pdf
www.e-campus.uvsq.fr/claroline/backends/download.php?url..
www.enseignons.be/.../20-09-10Techniques-de-communication2.doc